Definiowanie dokumentów w enova, czyli jak dostosować system do zarządzania firmą do procesów zachodzących w firmie
Data publikacji: 01/12/2010/ Autor: Aleksandra Dujanowicz / Źródło:Dział Wdrożeń, sekcja ERP
Podczas wdrożenia często pojawia się dylemat, aby dostosować organizację do programu, bo nie jest w programie dostępny jakiś dokument, zamiast dostosowania odwrotnego - tzn. programu do potrzeb organizacji. Dzięki elastyczności tworzenia nowych dokumentów oraz ich konfiguracji system enova rozwiązuje ten problem.
System enova jest wyposażony w standardowe dokumenty, jakie występują w firmach – dokumenty handlowe, magazynowe, itp.). W oparciu o te dokumenty w systemie informatycznym odzwierciedlane są procesy zachodzące w organizacji np. procesy handlowe.
W praktyce procesy w każdej firmie przebiegają inaczej i charakteryzują się pewną specyfiką, która wynika z organizacji firmy, czy specyfiki działalności. Dlatego potrzebna jest możliwość dostosowania dokumentów. System enova spełnia takie kryterium elastyczności i dzięki tej funkcjonalności system enova można dostosować do specyfiki wspomnianych procesów.
Mechanizm dokumentów własnych - dokumentów specyficznych dla firmy
Pozwala na to mechanizm tworzenia własnych definicji dokumentów obok już istniejących zapewnionych przez producenta oprogramowania. Na przykład obok zamówień od odbiorców, które są zawarte w standardowej funkcjonalności, można zdefiniować zamówienia wewnętrzne, wykorzystywane do zgłaszania zapotrzebowania oddziałów firmy na poszczególne produkty.
Definiując nowe dokumenty użytkownicy mogą określić ich parametry, które wpłyną na zachowanie się dokumentu w systemie, przykładowo:
- ceny podpowiadane na dokumencie handlowym
- płatności
- sposób numeracji
- filtry ograniczające wybór kontrahentów i towarów podczas wystawiania dokumentu
- uprawnienia operatorów systemu do danego dokumentu.
Relacje między dokumentami
Atrakcyjność tego mechanizmu zwiększa możliwość definiowania relacji pomiędzy poszczególnymi typami dokumentów. System nie narzuca sztywnych ścieżek dokumentów lecz pozwala użytkownikowi na tworzenie własnych oraz modyfikowanie istniejących, dzięki czemu procesy biznesowe mogą być w pełni odzwierciedlone w systemie.
Może on np. zdecydować czy najpierw rejestrować dokumenty handlowe, do których automatycznie tworzone są dokumenty magazynowe, czy też odwrotnie: najpierw wprowadzać dokumenty magazynowe, a później generować na ich podstawie dokumenty handlowe.
Dzięki zdefiniowanym relacjom tworzenie dokumentów na podstawie innych jest niezwykle szybkie i wygodne, np. wprowadzone zamówienie od Klienta może być w prosty sposób przekształcone w fakturę lub wydanie magazynowe.
Zapraszamy do lektury innych artykułów o enova, gdzie znajdą Państwo wiele rozwiązań pomocnych w bieżącej pracy z systemem.